団体旅行には、個人や少人数の旅行とは違った面白さがあります。
しかし、社員旅行など大人数の団体旅行の幹事を任されたらどうすればいいでしょうか？
今回は幹事経験が少ない人でも迷わない、団体旅行の幹事に必要な情報をまとめてみました。これを読めば幹事もバッチリです！
団体旅行の幹事になったらすることとは？
幹事を任されたら、早め早めに動くことが大切になります。遅くとも2ヶ月前から準備をしましょう。前回担当者がいる場合は、流れを確認しておくとスムーズに動けます。
初めての方でもしっかり団体旅行を遂行するためにオススメなのが、旅行会社に依頼する方法です。
任せきりではなく幹事自ら動く必要がありますが、ホテルの手配やバスなどの移動手段の確保、当日の注意点まとめや保険などの各種書類対応など、手慣れているので強力にサポートしてくれます。
まず旅行会社を決めましょう。団体旅行するグループで旅行先のアンケートを取り人数を把握しておくと話が進みやすいです。
大手旅行会社ならノウハウがしっかりしているので比較的安心して任せやすいと言えます。
2～3社程度の候補を絞り、見積もりをとって比較しておくとなお良いでしょう。
日程・行き先・人数・目安の予算・その他外せない条件などを提示し、各社のプランを比較して納得のいくところを選ぶことが大切です。
また、旅行当日は何が起こるかわかりません。人が多いほど、思いもよらない要望が発生することもあります。
担当者の人柄なども見ておき、急な依頼にも対応してくれるかどうか見極めておきましょう。
勝手がわからない方には、旅行会社の人が必要な手順を教えてくれるでしょう。
団体旅行の幹事で一番大切なこと
団体旅行の幹事をする時の一番大切なポイントは、全員で参加しているという雰囲気を作ることです。
幹事や一部の人の意見だけで旅行先や料理などが決まってしまうと、不満がでてきます。
ホテルや料理など、不満が出やすいポイントを決める時に効果的なのは、候補作を絞ってアンケートをとる方法です。
みんなの意見を参考にした上で、最終決定権は幹事にあると思ってもらえると、不満も少なく必要事項が決定しやすくなります。
ただしアンケートも使いすぎると「またか」と呆れられてしまうので、使うのは要所のみにおさえましょう。
部屋割りなどで不安がある時は、ベテランの方に事前に相談しておく方法もオススメできます。
みんなで楽しく旅行できるようにできるだけ努力してみましょう。
知っておきたい！団体旅行がキャンセルになった時の料金は？
団体旅行と一口に行っても手配旅行（ツアー）と受注型企画旅行の2つのタイプが存在します。
事前に旅行会社がプランを決定している手配旅行（ツアー）と、こちらから要望を伝えプランを立ててもらう受注型企画旅行ではキャンセル料金が変わってきます。
キャンセル規定は事前の契約時によく確認しましょう。団体旅行するメンバーにもしっかり告知しておき、急なキャンセルを避けるように対策しておくことがオススメと言えます。
1ヶ月前にキャンセルすればキャンセル料がかからないこともありますので、もしどうしてもキャンセルする必要がある時は、早めに旅行会社などにその旨を伝えましょう。
特にGWや年末年始など旅行シーズンに団体旅行する時は要注意です。
キャンセルできる期間や必要な料金がオフシーズンなどと変わっていることが多いです。
もしこの時期に予定していた団体旅行のキャンセルだったとしたら、より早くキャンセルの意思を伝えておく必要があります。
旅行会社も、少ない枠を工夫して取っていますので、キャンセルした場合はそれなりの請求が来てしまうことになるのです。
団体旅行の幹事は当日も積極的に動こう！
準備段階はじっくり時間がとれますが、当日はその場その場で臨機応変に動いていくことが求められます。
できる準備はしっかりしておき、急な要望にも対応できるように余力を残しておくことが大切です。
添乗員がいれば楽ですが、いない場合は幹事自ら仕切るように動く必要があります。
移動時間中や宴会でのレクリエーション用の小道具などは事前に用意しておきましょう。
ビンゴやトランプ類は鉄板で使えますし、場合によってはプロジェクターなどもあると便利です。
幹事であるならば、絆創膏や酔い止めなどの一般的な薬は持ち歩くようにしましょう。体調不良の人がでてくる可能性はあります。冷静に対処するために、できる準備はしておくことが肝心です。
また一番重要なのはお金の管理です。
みんなのお金を代表して預かっている自覚をキチンと持ち、旅行中しっかりとお金を管理していきましょう。
お酒も控えることを推奨します。突発的な出費もありますので、予備費を用意しておくことが肝要と言えます。
参加費を集金する段階で少し多めに集めておき、最終会計後返金するという方法もオススメです。
まとめ
団体旅行の幹事は楽ではありませんが、遂行できたあとの達成感は大きいです。ポイントをおさえて進め、みんなが楽しく旅行できるようにサポートしてあげましょう。
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