1年の最後に企画される宴会・忘年会。
幹事の方は、お店の予約や余興の決定などと合わせて
案内文を出す必要があります。
社内行事だからと言って、いい加減にはできません。
上司は、忘年会での働きぶりも、見ていないようで
しっかりチェックしています。
今回は、気になる忘年会の案内文に関する情報をまとめていました。
すぐに使えるテンプレートも用意しています。
忘年会の案内文の出し方！時期に決まりはある？
基本的な案内文の形式に沿っていれば、特に問題はありません。
ただし、肝心なのは出す時期です。
厳密な決まりがあるわけではありませんが
忘年会が企画される年末は何かと忙しい時期です。
遅くとも、1ヶ月～1ヶ月半くらい前までには
相手に忘年会の案内が届くようにしましょう。
出欠表の提出をお願いしておけば、人数把握もスムーズにできます。
出席でも欠席でも必ず出欠表の提出をお願いすることがコツです。
これなら、もし万が一相手が案内を見逃していたとしても
出欠表の提出チェックの段階で、相手にお知らせすることができます。
以前は郵送で案内を出すケースが多かったですが
近年ではメールで案内する場合が多いです。
ただし、中には郵送の案内で出すことにこだわっている
会社もありますので、不安な時は、社内の先輩などに
確認しておきましょう。
忘年会というと、多少気さくな調子でも良いと考える方も
いるかもしれませんが、ビジネス関連であることに変わりはありません。
メール文も、ビジネスの形式に則ってシンプルで失礼のない文章を
作成しましょう。
忘年会の案内文のポイント
案内文を作成する時には、3つのポイントがあります。
①タイトルは短く
まず、タイトルは短くしましょう。
「忘年会のご案内」「平成○○年度 忘年会のご案内」のように
一目で内容がわかるタイトルにします。
相手も忙しいですので、瞬時に意味がわかりやすいように配慮しましょう。
②本文はビジネス書式にならう
本文は基本的にビジネス文章の形式と同じように作成します。
案内文の最初には「〇〇部各位」や「〇〇部の皆さん」のように
複数人へ行き渡る形で誰宛か書くことを忘れないようにしましょう。
一文に一文は短くし、文末に幹事の署名と連絡先を載せておきます。
会場に関しては、住所の他に最寄り駅なども記載し
受け取った人が迷わず行くことができるように気を配ることがポイントです。
可能なら会場のリンクを貼っておきましょう。
③出欠表の提出を促すことを忘れずに
案内文の最後に、出欠表の提出先を記載します。
締切日も漏れなく載せておきましょう。
滞りなく人数を把握することができます。
砕けすぎないで、しっかり必要な情報を記載することが大切です。
忘年会の案内文テンプレート
ポイントを踏まえて、社内に出す場合のテンプレートを見てみましょう。
●社内
タイトル：忘年会のご案内
〇〇部各位
皆さん、お仕事お疲れ様です。
今年も残すところあとわずかとなりました。
早速ですが、恒例の忘年会を下記の通り計画いたしましたのでご連絡します。
師走のお忙しい時期ではございますが、ぜひご参加下さいますようお願い申し上げます。
記
日時 □□月□□日 □□時～
場所 □□□
アクセス □□□
住所 □□□
TEL □□□
会費 □□□
幹事 ■■■ 携帯□□□□□□□（内線□□□）
◯月◯日までに出欠表を■■■まで提出して下さい。
案内でウケを狙うのはあり？なし？
厳密に言うと、決まりがあるわけではありません。
事前に上司に相談し、許されるなら多少ウケを狙った文章で案内文を
作成しても良いでしょう。
この場合、受け取った相手に受け入れられるかどうかも重要です。
相手が冗談として受け入れることが難しい人であるなら
ビジネス文章の案内文が無難でしょう。
面白おかしい文章で案内文を作成する時、余興に出演予定の方の
名前を出したいという場合もあります。
その時は、事前に名前を使う予定の相手に許可を取っておきましょう。
文面を作成しておき、一度チェックしてもらって
了承を取っておくことが大事です。
手間がかかると思うかもしれませんが
会社の忘年会は学生やプライベートの集まりとは違います。
あくまで基本はビジネスですので、親しき中にも礼儀ありとして
キチンと対応しましょう。
基本は礼儀正しく真摯に接することによって
面白い案内文が受け入れやすくなります。
好意的に受け止めてもらえたら
話題作りにも一役買ってくれることでしょう。
イラストや写真などを使ってより華やかに仕上げる方法もあります。
まとめ
必要な情報をしっかり記載して、受け取った相手が気持ちよく
忘年会に参加できるように作成しましょう。
年末は忙しいことを考慮して、早め早めに行動することが大切です。
案内文に会場の詳細を記載する為には、会場の予約を済ませて
おかないといけないなど、案内文があることで進行が確実に
早く進められるというメリットもあります。
もし始めてで不安があるなら、幹事の経験がある人にチェックして
もらってから出す方法がオススメです。
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